Задати питання
flag Судова влада України

Засади використання автоматизованої системи документообігу Семенівського районного суду Чернігівської області 23.09.2015

 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду 23.09.2015

 

                                                                                        ЗАТВЕРДЖЕНО

 

                                                                                        Рішенням зборів суддів                                                                                                             

 

                                                                                        Семенівського   районного

 

                                                                                        суду Чернігівської  області

 

                                                                                        від  23  вересня  2015 року № 10

 

 

 

 

 

 

 

Засади

 

використання автоматизованої системи документообігу

 

Семенівського  районного суду  Чернігівської  області

 

 

 

 

 

І. Загальні положення

 

      1.1. Документообіг  Семенівського  районного суду  Чернігівської області (далі документообіг суду) - це проходження документів в суді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

 

1.2 Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в суді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

 

1.3. Порядок документообігу у суді регламентується Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 р. № 25 та Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 року № 173.

 

1.4. Положення визначає порядок функціонування  автоматизованої системи документообігу в Семенівському  районному суді Чернігівської  області (далі - автоматизована система), яка забезпечує :

 

- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

 

- об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями  Семенівського  районного суду  Чернігівської  області з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

 

- визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

 

- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

 

- оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";

 

- виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

 

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

 

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

 

- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

 

- автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

 

- передачу судових справ до електронного архіву.

 

1.5. Для функціонування автоматизованої системи працівники апарату  Семенівського  районного суду  Чернігівської області забезпечують:

 

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

 

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

 

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

 

- своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

 

- інформування адміністратора автоматизованої системи та територіальне управління ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

 

1.6. Збори суддів  Семенівського  районного суду мають визначені цим Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

 

 

 

ІІ. Функціональні обов’язки, права користувачів

 

автоматизованої системи

 

2.1.1.   Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Семенівському  районному суді  Чернігівської  області визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду або осіб, що виконують їх обов’язки.

 

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом голови суду чи керівника апарату суду, здійснює технічний адміністраторСеменівського  районного суду Чернігівської  області.

 

Електронні примірники наказів голови суду та керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

 

2.1.2.   Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цим Положенням інформацію.

 

2.1.3.   Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

 

2.1.4.   Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

 

2.1.5.   Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи вСеменівському  районному суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор Семенівського районного суду  Чернігівської  області.

 

2.1.6.   Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

 

 

 

2.2.            Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

 

2.2.1.   Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Семенівського районного суду  Чернігівської області, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

 

2.2.2.   На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

 

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

 

2.2.3.   Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

 

2.2.4.   Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

 

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код Семенівського районного суду Чернігівської області (744) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри).

 

2.2.5.   Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

 

2.2.6.   Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

 

- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

 

- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

 

2.2.7.   Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

 

 

 

2.3.            Розподіл судових справ між суддями

 

2.3.1.   Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату Семенівського районного суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

 

2.3.2.   У суді може застосовуватися:

 

- автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

 

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

 

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

 

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів відповідного суду з урахуванням цього Положення.

 

2.3.3.   Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

 

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

 

- за чотирнадцять робочих днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

 

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

 

- у період відпустки судді;

 

-за один робочий день до відрядження ( за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів ) та в дні перебування судді у відрядженні.

 

- під час тимчасової непрацездатності судді;

 

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

 

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

 

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

 

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 

Якщо інше не встановлено зборами суддів місцевого суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

 

 

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.3.4.   Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

 

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

 

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

 

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

 

2.3.5.   Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 цього Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

 

 

2.3.6.   Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

2.3.7.   Копія табеля обліку використання робочого часу , що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

 

2.3.8.   Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 цього Положення, не допускається.

 

 

 

Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

 

2.3.9. Збори суддів Семенівського  районного суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

 

Так, спеціалізацію слідчого судді  встановлено судді Гнипу  О.І. з 20.11.2012 року  

 

-спеціалізацію розгляду кримінальних проваджень щодо неповнолітніх встановлено судді Поповичу В.В.

 

 

 

 

 

2.3.10. Збори суддів Семенівського районного суду  Чернігівськоїобласті мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

 

- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

 

- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів ;

 

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, справи в Семенівському  районному судді Чернігівської області розподіляються в порядку хронології надходження із зазначенням дати та часу та в порядку черговості між суддями: Поповичу В.В. ,Гнипу О.І., Смазі С.В.

 

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи,  що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами  Положення;

 

2.3.11. Збори суддів  Семенівського районного  суду Чернігівської  області мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя. коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

 

2.3.12. Збори суддів Семенівського районного суду Чернігівської області мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

 

2.3.13. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених Положення про автоматизовану систему документообігу суду, такі судові справи та матеріали підлягають автоматичному розподілу за рішенням зборів суддів  Семенівського районного суду Чернігівської області, якщо відсутність головуючого призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.

 

2.3.14. Збори суддів Семенівського районного суду  Чернігівської області мають право розглядати питання щодо розподілу судових справ у разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення.

 

2.3.15. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно  з  Положення, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів Семенівського районного суду  Чернігівської  області.

 

 

 

Автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

2.3.16. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

 

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також  слідчий суддя.

 

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

 

2.3.17. Автоматизований розподіл судових справ між суддями в судах, в яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.

 

2.3.18. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

 

 

2.3.19. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

 

2.3.20. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

 

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог цього Положення.

 

2.3.21. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування  наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

 

2.3.22. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

 

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

 

Не підлягають автоматизованому розподілу зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду першої інстанції, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду.

 

Не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

 

2.3.23. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

 

      При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

 

2.3.24. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду , що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.

 

Звіт містить такі відомості:

 

- дата та час початку автоматизованого розподілу;

 

- єдиний унікальний номер судової справи;

 

- номер провадження (за наявності);

 

- категорія судової справи (за наявності);

 

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

 

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

 

- інформація про визначення повноважень суддів;

 

- інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом;

 

- інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом;

 

- версія автоматизованої системи;

 

- час закінчення автоматизованого розподілу;

 

- тривалість автоматизованого розподілу.

 

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

 

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

 

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

 

Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

 

2.3.25. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

 

2.3.26. Результатом визначення запасного судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді , що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

2.3.27. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення запасного судді.

 

Звіт містить такі відомості:

 

- дата та час початку автоматичного визначення запасного судді;

 

- єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності);

 

- категорія судової справи (за наявності);

 

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

 

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

 

- інформація про визначення повноважень суддів;

 

- інформація про визначення запасного судді за випадковим числом;

 

- версія автоматизованої системи;

 

- час закінчення автоматичного визначення запасного судді;

 

- тривалість автоматичного визначення запасного судді.

 

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою.

 

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення запасного судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

 

Протокол автоматичного визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

      Звіт про автоматичне визначення запасного судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

 

 

Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

 

2.3.28. У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол  заміни основного судді запасним суддею (додаток 5), що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

2.3.29. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею.

 

Звіт містить такі відомості:

 

- дата та час початку заміни основного судді запасним суддею;

 

- єдиний унікальний номер судової справи;

 

- номер провадження (за наявності);

 

- категорія судової справи (за наявності);

 

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

 

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

 

- інформація щодо заміни основного судді запасним суддею;

 

- версія автоматизованої системи;

 

- час закінчення заміни основного судді запасним суддею;

 

- тривалість автоматичного розподілу.

 

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.

 

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.

 

Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

      Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

Визначення слідчого судді

 

2.3.30. Слідчий суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

 

2.3.31. Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді  , що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

2.3.32. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення слідчого судді.

 

Звіт містить такі відомості:

 

- дата та час початку автоматичного визначення слідчого судді;

 

- єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності);

 

- категорія судової справи (за наявності);

 

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

 

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

 

- інформація про визначення повноважень суддів;

 

- інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом;

 

- версія автоматизованої системи;

 

- час закінчення автоматичного визначення слідчого судді;

 

- тривалість автоматизованого розподілу.

 

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

 

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

 

Протокол автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

      Звіт про автоматичне визначення слідчого судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному

 

у судовій справі судді

 

2.3.33. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

 

2.3.34. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

 

- апеляційні та касаційні скарги, що надійшли до суду відповідної апеляційної чи касаційної інстанцій після визначення судді-доповідача у цій судовій справі;

 

- судові справи, повернуті до апеляційного суду після виконання вимог частини сьомої статті 297 Цивільного процесуального кодексу України та після дооформлення;

 

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

 

- судові справи, що розглядаються в порядку адміністративного чи цивільного судочинства та надійшли до касаційної інстанції у зв’язку з їх витребуванням за відкритим провадженням за касаційною скаргою;

 

- судові справи, повернуті до апеляційного суду після виконання вимог частини другої статті 359 Кримінального процесуального кодексу України, відповідно до пункту 11 Перехідних положень цього Кодексу;

 

- судові справи про перегляд заочного рішення;

 

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 117, 119–121, 121-2, 122 Господарського процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

 

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

 

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

 

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень;

 

      - зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

 

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

 

      - заяви про відновлення втраченого судового провадження;

 

      - апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження;

 

      - заяви про забезпечення позову, доказів.

 

2.3.35. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

 

2.3.36. У разі надходження апеляційних (касаційних) скарг, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення, такі скарги передаються раніше визначеному головуючому судді (судді-доповідачу).

 

2.3.37. У разі направлення справи про адміністративне правопорушення на дооформлення та після повернення такої справи;

 

2.3.38. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за рішенням зборів суддів  Семенівського районного суду, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) призведе до неможливості розгляду цих справ у строки, встановлені чинним законодавством.

 

2.3.39. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 6), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

 

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

 

 

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

2.3.40. У разі задоволення відводу або самовідводу судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

 

2.3.41. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

 

 

 

      У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

 

      Особи, які беруть участь у справі, повідомляються про неможливість проведення судового засідання помічником головуючого судді або керівником апарату суду.

 

      Після усунення обставин, передбачених абзацом 2 цього підпункту, справа призначається до розгляду в судовому засіданні головуючим суддею.

 

2.3.42. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, згідно з  Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 цього Положення.

 

2.3.43. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо)) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) згідно з додатком 7 до цього Положення, електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

 

2.3.44. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду  , що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.

 

Звіт містить такі відомості:

 

- дата та час початку повторного автоматизованого розподілу;

 

- єдиний унікальний номер судової справи;

 

- номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності);

 

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

 

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

 

- інформація щодо визначення повноважень суддів;

 

- інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом;

 

- інформація про визначення складу колегії суддів;

 

- підстави проведення повторного автоматизованого розподілу;

 

- версія автоматизованої системи;

 

- час закінчення повторного автоматизованого розподілу;

 

- тривалість автоматизованого розподілу.

 

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

 

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

 

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

2.3.46. Результатом повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді є протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді , що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматичне визначення запасного (слідчого) судді.

 

Звіт містить такі відомості:

 

- дата та час початку повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді;

 

- єдиний унікальний номер судової справи;

 

- номер провадження (за наявності);

 

- категорія судової справи (за наявності);

 

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

 

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

 

- інформація про визначення повноважень суддів;

 

- інформація про визначення запасного (слідчого) судді за випадковим числом;

 

- підстави проведення повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді; тривалість автоматичного розподілу.

 

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматично блокується автоматизованою системою.

 

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

 

Протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

Звіт може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

 

2.3.47. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

 

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

 

2.3.48. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у Положенні обставин.

 

2.3.49. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.47 пункту 2. Положення, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

 

2.3.50. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.53 пункту 2.3 цього Положення, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

 

Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями  

 

2.3.51. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.20 пункту 2.3 цього Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

 

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

 

Звіт містить такі відомості:

 

- дата та час початку автоматизованого розподілу;

 

- єдиний унікальний номер судової справи;

 

- номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності);

 

- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

 

- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

 

- інформація про визначення повноважень суддів;

 

- інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом;

 

- інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності);

 

- підстави проведення повторного автоматизованого розподілу (за наявності);

 

- причини неможливості автоматизованого розподілу судових справ;

 

- версія автоматизованої системи;

 

- час закінчення автоматизованого розподілу;

 

- тривалість автоматизованого розподілу.

 

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

 

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

 

Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

2.3.52 У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цього Положення.

 

 

 

2.4. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

 

 

2.4.1.   Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді .

 

2.4.2.   Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

 

 

 

2.5.            Внесення до автоматизованої системи відомостей

 

щодо набрання судовим рішенням законної сили

 

2.5.1.   У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної  скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків. До обліково-статистичних карток на справи різних категорій зазначену інформацію вносять секретарі канцелярії суду.

 

Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень. Зазначений напрямок роботи в суді здійснюють помічники суддів.

 

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем).

 

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання  судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

 

2.5.2.   У суді першої інстанції до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

 

- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

 

- у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

 

 

 

2.6.            Надання інформації про стан розгляду судових справ

 

2.6.1.   На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

 

2.6.2.   Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 цього Положення.

 

2.6.3.   Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

 

2.6.4.   Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

 

2.6.5.   На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

 

- список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи;

 

- склад суду;

 

- єдиний унікальний номер судової справи;

 

- сторони у справі; суть судової справи).

 

 

Для місцевих та апеляційних загальних судів додатково зазначається форма судочинства;

 

- список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи;

 

- дата надходження судової справи; сторони у судовій справі;

 

- дата надходження апеляційної скарги;

 

- дата надсилання судової справи до апеляційного суду).

 

 

 

Такий список оприлюднюється на веб-сайті Семенівського районного суду:

 

- список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи;

 

- дата надходження судової справи;

 

- дата визначення складу суду;

 

- склад суду; сторони у судовій справі;

 

- суть судової справи);

 

- інформація щодо стадій розгляду судових справ.

 

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

 

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

 

 

 

2.7.            Централізоване зберігання процесуальних та інших документів,

 

виготовлених у суді

 

2.7.1.   Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

 

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

 

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

 

З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

 

Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

 

При роздруківці документа на кожній його сторінці автоматизованою системою автоматично зазначається штамп ЕЦП. Структура штампу ЕЦП є такою: автор підпису, дата підпису, ідентифікатор підпису.

 

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

2.7.2.   Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

 

 

 

2.8. Надсилання електронних документів до державних реєстрів

 

та інформаційних систем інших державних органів і установ

 

2.8.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

 

2.8.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

 

 

 

2.9.      Підготовка статистичних даних

 

2.9.1. Автоматизована система забезпечує:

 

- введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

 

- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

 

- формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

 

- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

 

- зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

 

- формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

 

- передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

 

- від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;

 

- від територіальних управлінь ДСА України до ДСА України;

 

- від місцевих та апеляційних судів до ДСА України та вищих спеціалізованих судів;

 

- від вищих спеціалізованих судів до Верховного Суду України та ДСА України, а також інших судів до ДСА України;

 

- формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

 

2.9.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.

 

2.9.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

 

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

 

      Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

 

      У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

 

 

2.10. Передача судових справ до електронного архіву

 

2.10.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

 

 

 

III. Забезпечення безпеки автоматизованої системи

 

та моніторинг її функціонування

 

3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

 

3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

 

3.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

 

3.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.

 

3.5. Збори суддів Семенівського районного суду Чернігівської  області за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

 

3.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.